「ビジネスメールの書き方がわからない」「毎回1通に15分以上かかる」
AIを使えば、状況を説明するだけで適切なビジネスメールの下書きが数秒で完成します。
この記事では、状況別のプロンプト例10選と、AIメール活用のコツを解説します。
AIメール作成の基本プロンプト構造
AIに良いメールを作ってもらうための構造：
「以下の条件でビジネスメールを書いてください。
・宛先：[誰に]
・目的：[何のために]
・内容：[伝えたい主要なこと]
・トーン：[丁寧に / カジュアルに / 簡潔に]
・文字数：[〇〇字程度]
件名も一緒に考えてください。」状況別プロンプト例10選
1. アポイント依頼（初対面）
「初めてのビジネスメールを書いてください。
・宛先：A社の山田部長（初対面）
・目的：新サービスの提案のための打ち合わせ依頼
・内容：来週または再来週の30分のお時間をいただきたい
・トーン：丁寧かつ簡潔
・文字数：200字以内
件名も考えてください。」2. お詫びメール（納期遅延）
「お詫びのビジネスメールを書いてください。
・宛先：取引先の担当者
・状況：納品が当初の予定から3日遅れる見込みになった
・原因：部品の調達が遅延した
・対応：今週金曜日までに必ず納品する
・トーン：誠実に謝罪、前向きな解決策も伝える
・文字数：250字以内」3. お礼メール（面接後）
「面接後のお礼メールを書いてください。
・宛先：〇〇株式会社の採用担当者
・状況：昨日、最終面接を受けた
・内容：時間をいただいたお礼と入社への意欲
・トーン：誠実・熱意あり
・文字数：150字以内」4. 依頼メール（資料送付のお願い）
「社内への依頼メールを書いてください。
・宛先：営業部の先輩
・目的：来週の提案に使う過去の提案書を送ってほしい
・内容：急ぎではないが今週中にほしい
・トーン：丁寧だが親しみやすく
・文字数：100字以内」5. 断りメール（商談・提案の辞退）
「断りのメールを丁寧に書いてください。
・宛先：B社の営業担当
・状況：先日提案を受けたが、今回は導入を見送ることにした
・理由：今期の予算の関係
・内容：今後の関係は続けたい意向
・トーン：丁寧に、相手を傷つけずに
・文字数：200字以内」6. 確認・問い合わせメール
「確認メールを書いてください。
・宛先：発注先の担当者
・状況：先週発注した商品の納期が確認できていない
・内容：納期の確認と、もし遅れがあれば事前に連絡してほしい
・トーン：穏やかに、でも明確に
・文字数：150字以内」7. 返信メール（クレームへの対応）
「クレームへの返信メールを書いてください。
・状況：商品に不具合があり、お客様から苦情のメールが届いた
・対応内容：まず謝罪、不具合品の返送・交換対応をする
・トーン：誠実に謝罪、迅速に対応する姿勢を見せる
・文字数：300字程度」8. 日程調整メール
「日程調整の返信メールを書いてください。
・状況：相手から「来週都合のいい日時を教えてください」と届いた
・私の都合：月曜午後・水曜終日・金曜午前が空いている
・内容：3つの候補を提示して相手に選んでもらう
・トーン：丁寧かつスムーズに
・文字数：150字以内」9. 自己紹介メール（異動・担当変更）
「担当変更の挨拶メールを書いてください。
・状況：4月から取引先Cの担当になった
・内容：前任者からの引き継ぎ、今後のよろしくお願い、
初回のご挨拶の機会をいただきたい
・トーン：丁寧・前向き
・文字数：200字以内」10. 感謝・近況報告メール
「お世話になっている取引先への感謝メールを書いてください。
・状況：去年サポートいただき、おかげで無事プロジェクトが完了した
・内容：感謝の言葉と、最近の状況報告、また相談させてほしい旨
・トーン：温かく・人間味あり
・文字数：200字程度」AIメール活用のコツ
生成後に必ず確認する3点
- 事実確認：日付・固有名詞・数字が正確か
- トーンの調整：自分の言葉遣いに合っているか
- 一言追加：自分ならではの一言を加えると人間味が出る
複数パターンを出してもらう
「同じ内容で3パターン作ってください。
①簡潔バージョン（100字以内）
②丁寧バージョン（200字程度）
③フォーマルバージョン（300字程度）」ツール別の使い分け
| ツール | 向いているメール | 特徴 |
|---|---|---|
| ChatGPT | あらゆる種類 | 汎用性が最高 |
| Copilot（Outlook） | ビジネスメール | Outlookに直接組み込み |
| Gemini（Gmail） | Gmailで返信 | Gmail内で下書き生成 |
| Claude | 繊細なニュアンス | 自然な文体が得意 |
FAQ
- AIが書いたメールを相手に送っても問題ないですか？
AIは「下書き作成ツール」として使い、最終的に自分でチェックして送れば問題ありません。事実確認と自分のトーンへの調整が必要です。
- 日本語のビジネス敬語はAIに書けますか？
ChatGPT・Claude・Geminiはいずれも日本語の敬語表現に対応しています。「丁寧なビジネス文体で」と指定すれば、適切な敬語のメールを生成します。
- 英語のメールも作れますか？
「英語のビジネスメールで書いてください」と指定すれば英語で生成されます。日本語で状況を説明して英語メールを出力させることも可能です。
- Copilot（Outlook）のメール作成機能は無料ですか？
Microsoft 365 CopilotはMicrosoft 365のサブスクリプション（月額3,750円〜）が必要です。ただしChatGPTを使えば無料で同様のことができます。
まとめ
- AIにメールの目的・宛先・内容・トーンを伝えるだけで下書きが完成
- お詫び・アポイント・お礼など状況別のプロンプトをそのまま使える
- 生成後は事実確認・トーン調整・自分らしい一言追加を行う
- OutlookならCopilot、GmailならGeminiと連携するとさらに効率的
メール作成の時間を1/3に短縮しましょう。
